OTÁZKA PRIORIT A PLÁNŮ
Lidé často nemají jasnou představu o skutečných prioritách, proto se pro ně prioritou stává každý e-mail, každý telefonát, každé vyrušení. Naučit se rozpoznat, co je a není skutečně důležité, chce čas a snahu.
Většina nástrojů a metod využívaných při organizaci času se zaměřuje na denní plánování. Den si můžeme naplánovat, vytyčit si denní cíle, udělat harmonogram schůzek a stanovit mezi svými činnostmi priority. A když den uplyne, můžeme zítra vzít co zbylo a dělat plány, harmonogramy a priority pořád dokola. Neunikne nám ani myš. Myslíte si, že toto plánování vám zabere zbytečně moc času? Rozhodně však méně, než snaha chaoticky zvládat vše najednou. Dlouhodobě se rozhodně vyplatí.
Denní plánování nás nutí dělat na prvním místě věci naléhavé a důležité a ne ty, které se nám právě dostanou na stůl. Pro některé je však denní plánování nereálné. Relativně dostatečné a alternativní řešení nám poskytuje týdenní plánování. Týden je optimální časový horizont, ve kterém jsme schopni dosahovat dílčích cílů a věnovat se všem klíčovým aktivitám. Umožňuje nám zaměřit se na jednotlivé kroky vedoucích k cíli.
Příklad z obchodní praxe, ve kterém si ukážeme, jak může týdenní plánování ovlivnit dosažení našeho cíle.
Jsem obchodník a mým měsíčním cílem je uzavřít 8 nových smluv. Ze zkušenosti vím, že s každým 12. osloveným klientem podepíši smlouvu. Tak to znamená, že v průběhu tohoto měsíce musím oslovit 96 potenciálních klientů. Toto číslo může u někoho vzbudit pocit, že už na začátku měsíce nestíhá nebo naopak, že má ještě dost času, protože má celý měsíc před sebou.
Pokud se nám nějaký cíl zdá příliš vzdálený nebo obrovský, tak se na něj musíme podívat z kratšího časového úseku – a to jednoho týdne. Z perspektivy týdenního plánování je mým cílem uzavřít 2 smlouvy každý týden díky tomu, že oslovím 24 klientů a s 8 z nich se realizuje osobní schůzka. Z velmi vzdáleného cíle se mi najednou stal cíl velmi reálný, možná dokonce i snadný.
Dalším krokem je stanovení konkrétních aktivit, které povedou k dosažení týdenního cíle – v našem případě k podepsání 2 smluv. Stanovíme si tyto aktivity: nalezení vhodných potenciálních klientů, jejich telefonické oslovení, domluvení schůzky a následné podepsání smlouvy. Tyto 4 klíčové aktivity si rozplánuji do konkrétních časových bloků – řeknu si, který den v kolik hodin se jim budu věnovat a kolik času mi zaberou a zvážím jejich časovou provázanost. Budu počítat i s časem, který mi zabere administrativa a agenda související se zaznamenáním údajů a informací.
Výsledkem může být tento časový plán:
pondělí: nalezení potenciálních klientů a domluvení schůzek
úterý: 4 schůzky
středa: 4 schůzky
čtvrtek: 4 schůzky
pátek: zpracování agendy + podpis smluv
- můžete si všimnout, že naplánovaných schůzek je 12 – vždy se stane, že nějaká schůzka odpadne nebo se přesune, je proto dobré počítat s rezervou,
- také je důležité si uvědomit, že schůzka a následné podepsání smlouvy nemusí proběhnout v jednom týdnu, je ale důležité si udržovat počet schůzek, které smlouvy generují následně – dochází tedy k určitému časovému zpoždění.
Tento příklad je pouze ilustrační, přesto v něm můžeme zaznamenat tyto důležité body:
- stanovení měsíčního cíle
- rozpracování měsíčního cíle na cíle týdenní
- zjištění úspěšnosti z minulých období – v našem příkladu to znamená, kolik lidí potřebuji oslovit, abych dosáhl svého cíle
- realistické naplánování konkrétních aktivit v týdenním horizontu, které povedou ke splnění cíle
- realizace naplánovaných aktivit
Pokud mám týden takto naplánovaný, tak mohu snadno eliminovat různá vyrušení a naléhavé nedůležité věci, protože mám naprosto jasno ve svých prioritách a vím, které aktivity mě k mému cíli přibližují a které naopak vzdalují.
Na začátku tohoto článku jsme se zmínili o každodenním stresu a shonu, kterému musíme čelit, a který je spojený s úkoly a věcmi, které se nám nedaří stihnout. Pokud máme týden správně naplánovaný, tak je pro nás snadné říkat „ne“ všem nedůležitým vyrušením, telefonátům či e-mailům, protože víme, čemu říci „ano“. Prostě stačí, pokud před začátkem měsíce a týdne věnujeme několik minut jeho naplánování, a tato časová investice se nám bohatě odmění v podobě dosaženého cíle i pocitu uspokojení.
Zdroje informací k tomuto článku:
Hyrum W. Smith: 10 přírodních zákonů managementu času a života, Pragma 1998
Stephen R. Covey, A. R. Merrill: Krok za krokem. To nejdůležitější především, Votobia 1996
Stephen R. Covey: 7 návyků skutečně efektivních lidí, Management Press 2006
Interní zdroje společnosti FranklinCovey
